第一条 为规范年会各项工作，建立健全相关制度，提高年会学术质量，促进年会各项工作健康有序开展，根据相关法律法规、政策规定和学会《章程》制定本办法。
第二条 本办法中的年会各项工作包括论坛申报、组织，个人参会及成果宣传，媒体参会和新闻宣传，单位成果宣传及学会秘书处、承办单位的各项会务。
第三条 论坛组织者和参与者应当遵守相关法律法规、政策规定，遵守学会《章程》，举办论坛以促进所在领域的业务研讨和学术交流为目的，做到主题明确、规模适度（参会人数不超过60人）、经费合理。
第四条 申报论坛应当按照章程规定，填写申报表格，履行申报程序。申报事项包括：论坛名称、预期目标、研讨内容、与会规模、参与范围、举办时间、经费来源等。专业委员会不得以其名称为论坛名称。
第五条 论坛申报分二批进行。每年1月至3月为学会各专业委员会申报期，2-3月为各教学研究机构、地方社会学会申报期。按照承办单位能力确定论坛数量，年会论坛总量一般不超过60个。
第六条 每个教研单位、地方社会学会申报论坛数量原则上不超过2个（不包括专业委员会组织的论坛）。“青年博士论坛”及由学会组织的国际论坛不包括在内。秘书处将根据申报情况，将对申报主题、内容有交叉或者重复的以调整或者合并处理。
第七条 论坛活动的经费来源应符合国家法律法规和有关政策规定。
第八条 各单位以“主办单位”“协办单位”“支持单位”“指导单位”等方式合作开展活动，应切实履行职责，对活动全过程和重要环节予以把关。
承办或协办单位是公司、企业等营利性组织的，主办者应对其资质、能力、信用等进行甄别考察，慎重选择，保证活动依法有效开展。
第九条 各单位申报论坛活动：
（一）与党政机关或者其他组织举办合作项目，应事先征得合作方同意；
（二）主题和内容不得超出章程规定的业务范围；
（三）不得强制其他组织或者个人参加，不得强行收取相关费用；
（四）不得进行与收费挂钩的品牌推介、成果发布、论文发表等活动；
（五）不得借机变相公款消费、旅游，不得发放礼金、礼品、昂贵纪念品和各种有价证券、支付凭证。
第十条 不得邀请党政领导干部出席与本职工作无关的论坛、研讨会活动，不得对党政领导干部的出席情况进行虚假宣传。利用党政机关领导干部个人名义进行宣传，应当征得本人同意。
第十一条 与境外组织或者个人合作举办论坛，应当遵守有关法律法规和政策规定。不得以年会名义邀请境外组织或者个人参加论坛研讨会，顺访论坛的境外组织或者个人需提交学会秘书处备案。
第十二条 举办论坛活动，应当接受学会秘书处的监督检查。学会秘书处通过举报、抽查等手段加强对论坛活动的监管，发现违法违规问题及时进行调查处理。学会将论坛活动情况纳入年度检查的内容。专业委员会在接受评估年度检查时，在年度评估报告中应将论坛活动作为重大业务事项报告。
第十三条 学会秘书处代表学会履行管理职责，完善相关制度，加强对论坛活动的业务指导，配合承办单位有关部门及时制止、查处违法违规行为。
第十四条 有下列情况的取消申报论坛资格一次：
（一）不按申报主要事项开展论坛组织工作的，参会人员规模超过60人的。主要事项包括：申办主题、主办单位、负责人。
（二）非首次申报论坛的第一主办单位或第一负责人，不按时向秘书处提交会议资料的，资料包括：参会人员提交表、日程、电子版论文集、境外人员备案表、会议综述。
（三）非首次申报论坛的第一主办单位或第一负责人不向论坛投稿作者下发《邀请函》和其它秘书处要求下发的信息资料。
（四）非首次申报论坛的第一主办单位或第一负责人，收录论文出现一稿多投论文超过论文总量40%，且经秘书处提示不进行有效处理的。
（五）非首次申报论坛的第一主办单位或第一负责人,距离年会注册日不足15天提出撤销论坛的。
（六）存在违反第九条第至十一条所列情形之一的。
第十五条 年会执行以文参会的原则，除学会理事外，个人参会需要向论坛投稿并接受邀请方可参会；媒体及社会学类期刊、出版社须向学会秘书处提交申请，视承办单位能力由秘书处发放《邀请函》。
第十六条 年会设置成果展示区：个人的社会学类研究成果，送交学会秘书处备案后可在筹办单位指定地点展示；机构的社会学成果及宣传材料需向秘书处提出申请，经秘书处及承办单位同意后，可在指定地点展示。
第十七条 确定会议会场、住宿、用餐、注册的地点、价格，确定各项服务项目的价格，经秘书处审议后向与会者公布；培训志愿者；起草新闻稿；编辑大会秩序册、通讯录，刻制电子论文集；负责代表注册、引导及会场服务；提供开幕式、闭幕式和理事会会场，并提供背板（电子屏、PPT投影、横幅）、桌牌、投影设备、扩音器（包括移动话筒）、讲台等会场设备。
第十八条 秘书处职责包括：
（一）确定年会主题；
（二）征集论坛、发布论坛设置信息、代论坛发布征文通知；
（三）发布会议通知（包括预通知、正式通知），邀请函（包括一般邀请、主持人邀请函、主讲人邀请函）。发放范围包括学会领导机构人员、学会理事、论坛负责人；
（四）论坛组织工作，包括：向论坛负责人提供论坛会场地点、价格、设备情况及使用时间等信息；向论坛寄送电子版论文集格式、日程样例、参会人员统计表样例、境外人员备案表样例、并回收五类资料。
（五）联系承办单位，落实组织机构、会场（及设备）、住宿、用餐、交通、注册等事项。向承办单位提供徽标等资料。
（六）编辑大会开（闭）幕式日程；审定新闻稿；确定社科院领导讲话；检查论文一稿多投情况并反馈论坛；统计汇总各论坛的参会人员表、论文集目录；
（七）接受新闻媒体、社会学类出版单位参会申请；
（八）向承办单位转交以下资料：开（闭）幕式日程、新闻稿、论坛参会人员统计表、论电子版文集、论坛日程；境外人员备案表、媒体参会统计表。
（九）向推荐论文评审组转交电子版论文集、论坛推荐表；
（十）年初到承办地检查年会筹办情况；检查开闭幕式会场准备情况；协助承办单位组织开幕式、闭幕式。
（十一）协调解决处理各类突发事件；
第十九条 年会经费原则上由承办单位解决。
学会秘书处向业务主管单位申请费用，并按照财务要求使用支出；
推荐论文评审费、劳务费由理事、常务理事上交的会费中支出；
除秘书处指定的年会工作人员、演讲嘉宾外，参会人员均须缴纳会务费。
第二十条 本办法自发布之日起执行。
中国社会学会
2016年7月15日
